Na przestrzeni lat biuro bardzo zyskało na znaczeniu. Przestało być po prostu miejscem wykonywania pracy – stało się ważnym narzędziem w walce firm o pozycję na rynku. Jakość biura odgrywa ważną rolę w relacjach z klientami i konkurencją, ma również kluczowy wpływ na skuteczność procesów rekrutacyjnych. Co sprawia, że firmy decydują się na nowe biuro? Co mogą zyskać podejmując decyzję o relokacji i przeprowadzając ją w profesjonalny sposób?

Po pierwsze: dowiedz się, czego naprawdę potrzebujesz

Zmiana siedziby to zazwyczaj duże wyzwanie dla organizacji. Relokacja jest skomplikowanym procesem angażującym wiele osób. To decyzja wynikająca z wielu przesłanek, której skutki firma odczuwa przez lata, dlatego szczególnie ważna jest jej trafność i dobre przygotowanie. Jak to zrobić? Przede wszystkim analizując potrzeby firmy na wszystkich możliwych płaszczyznach. Kluczowa jest tu rola doradcy, który potrafi spojrzeć na biznes całościowo, zachowując odpowiedni dystans i korzystając z doświadczenia zdobytego przy okazji prowadzenia wielu procesów relokacyjnych. Analizuje specyfikę działalności firmy, sposób, w jaki pracownicy komunikują się ze sobą, kulturę organizacyjną i podstawowe wartości. Bierze pod uwagę pozycję firmy na rynku i jej relacje z konkurencją oraz sposób, w jaki jest postrzegana przez klientów i kontrahentów. Przeprowadza wnikliwe wywiady z pracownikami różnego szczebla, próbując poznać ich potrzeby i zweryfikować, z jakimi problemami borykają się w dotychczasowej lokalizacji. Rozpoznaje nietypowe potrzeby firmy, wynikające z charakteru branży, w jakiej funkcjonuje. Szczegółowe badanie każdego z tych aspektów prowadzi do wniosków, które mają decydujący wpływ na przedstawiane rekomendacje.

Walcz o najlepszych

Rynek pracownika to hasło, które spędza pracodawcom sen z powiek. Bezrobocie nigdy nie było tak niskie (5,4% w maju 2019 r. – dane GUS). Co to oznacza? Coraz trudniej walczyć o najlepszych kandydatów. Dobra pensja i pakiet benefitów nie wystarczają – pracownicy oczekują więcej. Lokalizacja biura, jego wygląd i wyposażenie, jak również dostęp do komunikacji mają coraz większe znaczenie. To zresztą logiczne – dysponując dwiema porównywalnymi ofertami kandydat wybierze tą, która oferuje lepsze warunki pracy. Atrakcyjna siedziba to strategiczna przewaga konkurencyjna w walce o talenty na rynku.

Lokalizacja, która wspiera markę

Reprezentacyjne biuro wysokiej jakości buduje pozycję rynkową firmy. Jest jak wizytówka – przedstawia jej siłę i potencjał. Służy czemuś więcej, niż zaspokajaniu ambicji zarządów. To jasny sygnał dla klientów i konkurencji: inwestujemy w rozwój, mamy duże aspiracje i jeszcze większe możliwości. Profesjonalnie zaaranżowane biuro w dobrej, prestiżowej lokalizacji ma kluczowy wpływ na postrzeganie marki. Nowe biuro to też dobra okazja do rebrandingu i dostosowania jej wizerunku do nowych wyzwań i oczekiwań klientów.

Dobra lokalizacja to nie tylko prestiż. Coraz większe znaczenie ma odpowiedni dostęp do partnerów biznesowych i klientów. Dlatego inwestując w biuro warto zastanowić się, gdzie ulokowane są firmy, z którymi dana organizacja współpracuje. Odpowiednio dobrana lokalizacja ułatwia komunikację i sprawną organizację spotkań – nie marnuje się czasu na korki.

Dostosuj biuro do nowych wyzwań

Częstym impulsem skłaniającym firmy do zmiany lokalizacji jest rozwój struktur. W pewnym momencie dochodzi się do ściany – aktualnie zajmowany budynek nie jest w stanie zaspokoić potrzeb organizacji. Niektóre firmy decydują się w takiej sytuacji na uruchomienie kolejnych lokalizacji i zachowują dotychczasowe biuro, takie rozwiązanie ma jednak istotne wady. Utrudnia komunikację i generuje dodatkowe koszty administracyjne. Najlepszym rozwiązaniem jest przeniesienie biura do jednego budynku. Relokacja jest dobrą okazją do integracji struktur i działów firmy, a tym samym poprawy efektywności jej funkcjonowania.

Zaletą współpracy z doradcą jest w takim przypadku umiejętność perspektywicznego spojrzenia na potrzeby firmy i zarekomendowanie takiej powierzchni, która w przyszłości umożliwi firmie dalszą ekspansję. Co szczególnie istotne, doradcy we współpracy z architektami potrafią wykorzystać powierzchnię do maksimum, by zapewnić klientowi maksymalnie efektywne jej wykorzystanie i optymalizację kosztów związanych z najmem. W nowoczesnych biurach coraz częściej stosuje się przestrzenie otwarte z ogólnodostępnymi stanowiskami pracy zwanymi hot desks, z których korzysta wiele osób. Ma to sens – skoro dany pracownik pojawia się w biurze raz lub dwa razy w tygodniu, z jego biurka powinny korzystać też inne osoby. Taka formuła dobrze sprawdza się w przypadku pracy elastycznej, która nie wymaga od pracowników stałej obecności w biurze. Korzystają obie strony – home office to większa swoboda działania dla pracowników i optymalizacja kosztów biurowych dla pracodawców.

Postaw na bezpieczeństwo

Coraz więcej firm przetwarza dużą ilość wrażliwych danych, które podlegają szczególnej ochronie. Banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy firmy informatyczne zwracają na ten aspekt szczególną uwagę. Wymagania techniczne działów IT wobec budynków biurowych rosną. Nie każdy obiekt jest w stanie je spełnić – brak odpowiedniej infrastruktury informatycznej to częsty powód relokacji. Doradcy dysponują kompleksową wiedzą na temat szczegółów technicznych budynków, które mają w swoim portfolio. Znają specyfikę różnych branż i ich oczekiwania, dzięki czemu potrafią w kompetentny sposób sprofilować ofertę pod kątem technicznych wytycznych klienta.

Biuro zgodne z wartościami

Zmiana biura często wynika z korporacyjnych wytycznych, które powinny być wdrożone we wszystkich oddziałach danej firmy. Zazwyczaj mają one związek z wartościami promowanymi przez organizację. Czego dotyczą? Najczęściej komfortu pracowników i odpowiedniego wyposażenia wpływającego na warunki pracy, ale również stosowania proekologicznych, przyjaznych dla środowiska rozwiązań. Starsze budynki często nie są w stanie spełnić wyśrubowanych wymogów odzwierciedlających najnowsze trendy, dlatego firmy decydują się na zmianę siedziby.

Wydatek, a może oszczędność?

Zmiana biura stereotypowo kojarzy się z dużymi wydatkami i wzrostem kosztów. Nie musi tak być! Współpraca z profesjonalnym doradcą otwiera drzwi do nowych rozwiązań, których wspólnym mianownikiem jest optymalizacja. Lepsze wykorzystanie zajmowanej przestrzeni, bardziej efektywny space plan, dostęp do najnowocześniejszych technologii umożliwiających oszczędzanie energii i wody, wynegocjowanie korzystnych warunków finansowych z właścicielem budynku, bonusy na aranżację nowego biura… To tylko najważniejsze korzyści wynikające ze współpracy z doradcami, jest ich znacznie więcej. Rynek nieruchomości komercyjnych to skomplikowany, żywy organizm, który nieustannie ewoluuje. Tylko ci, którzy nieustannie śledzą zachodzące na nim zmiany wiedzą, jak maksymalnie efektywnie wykorzystać jego możliwości. Dlatego przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z profesjonalistami. Klienci często są zaskoczeni, jak bardzo można na takiej współpracy skorzystać.