ELASTYCZNE UMOWY NAJMU. ODPOWIEDŹ NA POTRZEBY DYNAMICZNIE ROZWIJAJĄCYCH SIĘ FIRM
Strefy coworkingowe, biura serwisowane, rozwiązania hybrydowe… Można zaryzykować stwierdzenie, że ekspansja operatorów powierzchni typu flex to najważniejsza zmiana na rynku biurowym w ostatnich latach. Z czego wynika rosnąca popularność elastycznych umów najmu?
Operatorzy elastycznych powierzchni biurowych stali się jednym z największych klientów deweloperów, zwłaszcza w Warszawie (stolica odpowiada za 70% dostępnych powierzchni coworkingowych w Polsce). W większości nowych, dużych inwestycji pojawia się biuro serwisowane lub przestrzeń coworkingowa. Rozwój tego segmentu nabrał szczególnej dynamiki po wejściu do Polski największych międzynarodowych graczy, takich jak WeWork, Spaces czy Mindspace. Wolumen zajmowanych przez nich powierzchni systematycznie rośnie. Trudno się dziwić – ich oferta cieszy się dużą popularnością, poziom wynajęcia u największych operatorów flex w centrum Warszawy oscyluje w granicach 80%. W przypadku biur serwisowanych odsetek ten sięga nawet 90%. Intensywnie rozwijają się również lokalni operatorzy, czego przykładem jest ekspansja Business Link (udziały w firmie zostały w 2019 r. w całości wykupione przez Skanska). Trend wskazujący na bardzo dynamiczny rozwój segmentu nie zwalnia – potwierdzają to dane za pierwsze półrocze 2019 r.
Formuła, która odpowiada potrzebom nowoczesnego biznesu
Pierwsze powierzchnie elastyczne pojawiły się na rynku kilkanaście lat temu, jednak prawdziwy boom zaczął się dopiero niedawno. Dlaczego? Jedną z głównych przyczyn jest zmiana profilu klienta powierzchni elastycznych. Do niedawna korzystali z niej głównie freelancerzy, małe firmy i startupy, które w początkowej fazie rozwoju nie chciały angażować się w długoterminowe umowy najmu. Obecnie umowy najmu z operatorami biur typu flex podpisują firmy o różnej skali działalności, w tym największe międzynarodowe korporacje. To dla nich bardzo wygodne rozwiązanie, które umożliwia dostosowanie wynajmowanej powierzchni do bieżących potrzeb. Gdy istnieje potrzeba zatrudnienia dodatkowych osób w związku z realizacją określonego w czasie projektu, nie trzeba już powiększać powierzchni tradycyjnych biur – wystarczy wynająć określoną liczbę stanowisk w strefie coworkingowej. Ma to istotny, pozytywny wpływ na optymalizację wykorzystania przestrzeni biurowej. Podobny efekt ma miejsce w przypadku pracowników, którzy nie muszą codziennie pojawiać się w biurze – coraz większa ich liczba pracuje zdalnie. Blokowanie przez takie osoby stanowisk w biurze byłoby nieefektywne, dlatego pracodawcy decydują się na zmianę aranżacji powierzchni w kierunku formuły hot deskslub lokują ich w biurach elastycznych, w których stanowiska rotują pomiędzy pracownikami.
Patrząc jeszcze szerzej, biura typu flex doskonale pasują do nowoczesnego sposobu prowadzenia biznesu, który przyspiesza, staje się coraz mniej statyczny. Potrzeby dnia dzisiejszego w obliczu dynamicznych zmian na rynku mogą mieć niewiele wspólnego z tym, jak będą się kształtowały za 2 lata. Podpisywanie długoterminowych umów najmu, zwłaszcza przez firmy z branż przechodzących intensywną transformację, jest postrzegane jako ryzykowne. Optymalnym rozwiązaniem staje się stała umowa najmu na powierzchnię, która jest w stanie pomieścić zespół zapewniający firmie stabilne funkcjonowanie oraz umowa z operatorem biur elastycznych, który w razie potrzeby szybko dostarczy stanowiska pracy dla nowych pracowników. Niektórzy starają się co prawda zabezpieczyć sobie możliwość wynajęcia dodatkowej powierzchni w zajmowanym budynku podpisując z jego właścicielem umowę pierwszeństwa najmu, jednak w obliczu tak dużego popytu często jest ona fikcją – po prostu w budynku nie ma wolnej powierzchni, chętnych jest więcej niż metrów do wynajęcia.
Kolejnym argumentem są rosnące koszty aranżacji tradycyjnych powierzchni biurowych. Deweloperzy, którzy często partycypują w tych kosztach, oczekują w związku z tym dłuższych umów najmu niż ogólnie obowiązujący standard (60 miesięcy). Nie każdy najemca jest skłonny się na to zdecydować. Biura elastyczne to też optymalna formuła dla mniejszych firm – mają one często problemy z pozyskaniem powierzchni w tradycyjnych budynkach biurowych ze względu na to, że ich właściciele preferują dużych najemców i niechętnie wynajmują małe moduły.
Coraz bardziej popularna staje się formuła biur hybrydowych – z jednej strony zapewniają one najemcom elastyczność, z drugiej dają im możliwość wynajmu całych modułów biurowych, które zapewniają komfort porównywalny z tradycyjnym biurem zajmowanym przez firmę.
Atuty powierzchni flex. Co poza elastycznością?
Elastyczne powierzchnie stanowią awangardę rynku biurowego. Ich operatorzy starają się być maksymalnie konkurencyjni i wdrażają wiele nowoczesnych rozwiązań, ułatwiających życie najemcom. Wiodącym rynkiem są w tym przypadku Stany Zjednoczone – innowacje, które tam debiutują, wkrótce pojawiają się w pozostałych lokalizacjach, w tym w Polsce. Aplikacje zarządzające różnymi funkcjami w biurze, rezerwacja sal online, systemy inteligentnego zarządzania ogrzewaniem, oświetleniem i klimatyzacją… Z każdym rokiem pojawia się ich coraz więcej. Ważnym atutem elastycznych powierzchni biurowych, zwłaszcza należących do największych międzynarodowych operatorów, jest wysoka jakość aranżacji wnętrz. To atrakcyjne przestrzenie zaprojektowane przez najlepszych designerów, często wykorzystujące materiały naturalne (drewno, kamień i metal), wyposażone w rozbudowane i doskonale wyposażone strefy wspólne. Dużym atutem elastycznych powierzchni biurowych jest ich różnorodność – klienci mogą wybierać pomiędzy biurami o różnej charakterystyce, układzie oraz ofercie usług dodatkowych. Trudno znaleźć dwie identyczne strefy coworkingowe czy biura serwisowane.
Jedną z kluczowych zalet stref coworkingowych jest wartość dodana wynikająca z koncentracji na jednej powierzchni przedstawicieli różnych firm i branż. Tworzą oni innowacyjną społeczność, która staje się platformą ułatwiającą wzajemną komunikację. Operatorzy coworków inwestują w promocję networkingu i zachęcają najemców do współpracy, która ułatwia rozwój ich biznesów. Przedstawiciele aż jednej trzeciej firm podkreślają, że kontakt z innymi podmiotami tworzącymi społeczność najemców przyczynił się do rozwoju ich przedsiębiorstw (badania WeWork). Operatorzy organizują również wiele wydarzeń społeczno-biznesowych, które integrują ich klientów, zwiększają poziom ich satysfakcji i wspierają tworzenie innowacyjnej, kreatywnej atmosfery. Najwięksi operatorzy inwestują również w budowę społeczności wykraczającej poza ściany danej lokalizacji. WeWork udostępnia swoim klientom aplikację, która umożliwia im komunikację bez względu na to, czy wynajmują powierzchnię w Warszawie, Londynie czy Nowym Jorku. Za jej pośrednictwem mogą oni również korzystać z wszystkich lokalizacji firmy. Jest kogo integrować – WeWork ma już 400 tys. klientów na całym świecie.
Co dalej?
Nic nie wskazuje na to, by trend rozwoju oferty powierzchni flex miał minąć. W dobie ciągłego rozwoju technologii komunikacyjnych i alternatywnych metod pracy elastyczność staje się kluczem do sukcesu – pozwala dostosować warunki pracy do bieżących potrzeb. A te w tak dynamicznym otoczeniu biznesowym wciąż ewoluują. Wszystko wskazuje na to, że to droga jednokierunkowa.
Michał Kubicz
Property Broker, Nuvalu Polska
tel: 022 465 99 66, marketing@nuvalu.pl