PRACA ZDALNA? TAK, ALE…

Miliony pracowników niemal z dnia na dzień przeszło na model pracy zdalnej. To bardzo dobre rozwiązanie na trudny czas epidemii i ograniczenia kontaktów międzyludzkich, ponieważ umożliwia organizacji dalsze funkcjonowanie przy zachowaniu rekomendacji w zakresie bezpieczeństwa. Gdy jednak praca zdalna staje się koniecznością, a nie wyborem, uwydatniają się jej wady i związane z nią ograniczenia. Jak obecna sytuacja wpłynie na model pracy w przyszłości? Czy biura będą wciąż tak potrzebne, jak dotychczas?

Praca zdalna. Świetne rozwiązanie…

Z pracą zdalną wiąże się wiele korzyści, które mają wymierną wartość dla pracowników – trudno się więc dziwić, że aż 55% pracodawców oferuje taką możliwość (wyniki badania przeprowadzonego przez Hays). Wychodzą w ten sposób naprzeciw oczekiwaniom pracowników. Zgodnie z badaniami Powwownow (2019) aż 81% ankietowanych stwierdziło, że możliwość pracy zdalnej zwiększa atrakcyjność oferty zatrudnienia. Przeprowadzone w 2018 r. przez HSBC badanie poglądów brytyjskich pracowników i liderów biznesu wykazało, że dziewięciu na dziesięciu pracowników (89%) uważa, że elastyczność pracy motywuje ich do większej produktywności w pracy.

Dlaczego praca zdalna zyskała taką popularność? Przede wszystkim dlatego, że jest możliwa. – Nowoczesne technologie komunikacyjne sprawiają, że można być w stałym kontakcie z pracodawcą i klientami niemal z każdego miejsca na świecie i w każdych okolicznościach – wystarczy laptop i dobre łącze internetowe. Liczy się wykonanie pracy na czas i zaraportowanie jej wyników– mówi Bartosz Kozieł, członek zarządu Nuvalu, polskiej firmy doradzającej klientom na rynku nieruchomości komercyjnych. – Widząc, w jakim kierunku rozwija się sytuacja, podjęliśmy natychmiastową decyzję o przejściu w tryb pracy zdalnej. Skoro technologia pozwala nam pracować na odległość, nie ma sensu ryzykować. Zmiana modelu funkcjonowania została przeprowadzona płynnie i efektywnie, wszyscy pracujemy na pełnych obrotach. Różnica polega na tym, że się nie widzimy osobiście – dodaje.

Badanie przeprowadzone na zlecenia pracuj.pl wskazuje główne korzyści pracy na odległość. Większość ankietowanych za kluczową zaletę tego modelu uważa elastyczny czas pracy (63%), a także brak konieczności tracenia czasu na dojazdy (62%). Niewiele mniej (58%) zwraca uwagę na sprawniejsze łączenie pracy zawodowej z obowiązkami domowymi. Jednocześnie co trzeci respondent docenia, że dzięki pracy zdalnej można wybrać miejsce, w którym pracuje (34%), a także lepiej się skoncentrować na swoich obowiązkach (32%). Mniej wymierną, ale nie mniej ważną zaletą pracy na odległość jest tez poczucie wolności i swobody – znacznie przyjemniej zaczynać dzień w pracy od kawy i croissanta w pobliskiej kawiarni, jeżeli jest taka możliwość.

Korzyści pracy zdalnej dostrzegają również pracodawcy – umożliwia ona optymalizację wykorzystania powierzchni biurowej. Osoby pracujące częściowo na odległość nie blokują stanowisk pracy, w ich przypadku lepiej sprawdza się formuła „hot desks” – biurek rotacyjnych, wykorzystywanych przez wiele osób w zależności od bieżących potrzeb. To pozwala na ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem biura.

Podstawowym warunkiem sukcesu modelu pracy zdalnej, podobnie zresztą jak w przypadku pracy biurowej, jest odpowiednia kultura organizacyjna firmy. – Pracownicy muszą mieć dobry dostęp do ekosystemu komunikacji i wymiany informacji, w którym potrafią sprawnie się poruszać. Wzajemne oczekiwania i reguły współpracy muszą być maksymalnie przejrzyste, by uniknąć nieporozumień. To szczególnie ważne, gdy brakuje bezpośredniego, stałego kontaktu z przełożonym. Oczywistym warunkiem powodzenia modelu zdalnego jest też wyposażenie pracownika w odpowiednią infrastrukturę techniczną i dostęp do danych – dodaje Bartosz Kozieł. Warto również zadbać o dobrą atmosferę takiej współpracy, zwłaszcza w obecnej sytuacji, w której optymizm jest szczególnie potrzebny. – Podczas wideoczatu w zespole oprócz przedstawienia wyników czy prognoz warto poświęcić choć chwilę na swobodną rozmowę, która redukuje napięcie i wprowadza lepszy nastrój. Sam fakt, że pracując w trybie home office „wpuszczamy” innych do naszego domu tworzy szansę zbudowania mniej formalnej atmosfery. Warto to wykorzystać i zadbać o relacyjny komponent pracy zdalnej – wyjaśnia Kozieł.

…ale nie bez wad

Saldo korzyści pracy zdalnej diametralnie zmienia się w sytuacji, w której taki model staje się przymusem. Obecnie mamy do czynienia właśnie z taką sytuacją – firmy kierując się zaleceniami rządu i specjalistów oraz troską o pracowników wysłały do domu wszystkich, którzy mogą w ten sposób pracować.

Gdy praca na odległość jest koniecznością, jej wady stają się szczególnie widoczne. Z nielicznymi wyjątkami, w obecnej sytuacji jedyną możliwością wykonywania swoich zawodowych obowiązków na odległość jest praca z domu. A tam zazwyczaj nie jesteśmy sami. –Osoby dysponujące dużym domem mogą stworzyć sobie komfortowe, wręcz sterylne warunki. Sytuacja jest znacznie bardziej skomplikowana w przypadku tych, którzy mieszkają z rodzinami w niewielkich mieszkaniach. Muszą sobie poradzić z wieloma czynnikami rozpraszającymi – brakiem odpowiedniego pomieszczenia i stanowiska, aktywnością dzieci czy ogólnym hałasem. Koncentracja w takich warunkach jest dużym wyzwaniem, a nie każdy potrafi i może efektywnie pracować w nocy, gdy wszyscy śpią– mówi Bartosz . Kolejną kwestią jest samodyscyplina – gdy brakuje sztywnych godzin pracy i jasnego rozdzielenia życia domowego od zawodowego czasem trudno się zmobilizować. Istotnym problemem jest też izolacja – wideokonferencje nie są wystarczającym środkiem zapewniającym możliwość pracy w zespole, a człowiek jest istotą społeczną, potrzebującą kontaktu z innymi. Powyższe tezy potwierdza badanie przeprowadzone na zlecenie pracuj.pl,którego definiuje obszary głównych utrudnień, z jakimi spotykają się pracownicy w modelu zdalnym. Połowa badanych (50%) wskazała na trudności związane z samodyscypliną, 45% – na ryzyko bycia rozpraszanym przez inne czynności domowe, 41% narzekało na mniejszy dostęp do kontaktów z innymi pracownikami. Brak bezpośredniej styczności ze innymi przekłada się na ograniczone możliwości wymiany myśli czy spostrzeżeń, można więc przypuszczać, że obecna sytuacja w dłuższej perspektywie będzie miała wpływ na obniżenie efektywności i poziomu realizacji celów. Jak wskazują dane opublikowane przez Workplace Insight, pracodawcy muszą w związku z tym przygotować się na obniżenie wydajności i innowacyjności.

Co dalej?

Jak zmieni się preferowany sposób pracy, gdy sytuacja związana z pandemią wróci do normy? Czy praca zdalna, przetestowana w tak trudnych warunkach, stanie się jeszcze popularniejsza? Można przypuszczać, że tak będzie. Pracownicy będą argumentować, że skoro model ten sprawdził się w czasie izolacji, równie dobrze można pracować w ten sposób w innych, bardziej sprzyjających realiach. To z pewnością wpłynie na zwiększenie elastyczności firm w podejściu do pracy na odległość. W konsekwencji zmieni się podejście do najmu powierzchni biurowej – można spodziewać się, że pojawią się zapisy w umowach, dające najemcom więcej swobody i umożliwiające im bardziej elastyczne zarządzanie powierzchnią.

Firmy skorzystają z też nowego doświadczenia i stworzą odpowiednie procedury na wypadek podobnych zdarzeń, które określą jasne schematy postępowania w sytuacji konieczności szybkiego przejścia z pracy stacjonarnej na zdalną. Dzięki temu przedsiębiorstwa będą lepiej przygotowane do działania w takich okolicznościach i unikną związanego z tym chaosu organizacyjnego.

Dalszy rozwój modelu pracy zdalnej jest w zasadzie przesądzony. Jak ten trend wpłynie na postrzeganie pracy biurowej w przyszłości? A może paradoksalnie przymusowe, długoterminowe home officesprawi, że pracownicy spojrzą na nią bardziej przychylnym okiem? – Jest bardzo prawdopodobne, że pracownicy, bogatsi o nowe doświadczenie, w bardziej świadomy sposób zaczną wykorzystywać potencjał wynikający z pracy w biurze. Po okresie wielotygodniowej izolacji docenią niezaprzeczalne zalety przebywania wśród ludzi – możliwość kontaktu, czerpania inspiracji od innych, organizowania burzy mózgów czy realizacji potrzeb społecznych i relacyjnych – mówi członek zarządu Nuvalu. Wydaje się więc, że wieszczenie zmierzchu ery konwencjonalnych biur jest zdecydowanie przedwczesne.

Bartosz Kozieł

Członek zarządu Nuvalu