WRACAJMY DO BIUR. OD TEGO ZALEŻY PRODUKTYWNOŚĆ

Pandemia wywróciła do góry nogami świat, do którego wszyscy zdążyliśmy się przyzwyczaić. Niemal z dnia na dzień zmieniły się zasady funkcjonowania społecznego i kontaktów międzyludzkich. Upowszechniła się praca zdalna. Czy to oznacza, że biura nie są już potrzebne? W żadnym wypadku – jest wiele kluczowych obszarów, w których home office nie jest w stanie zastąpić biur.   

Dlaczego biura są ważne?

Biura powstały, by usprawnić administrację i zarządzanie, jednocześnie zapewniając pracownikom optymalne warunki wykonywania ich obowiązków. Ich koncepcje ewoluowały wraz ze zmieniającymi się teoriami organizacji pracy, od hierarchicznego tayloryzmu po modele oparte na relacjach międzyludzkich. Oprócz wspierania produktywności biura pełnią również ważną rolę społeczną. Kontakt ze współpracownikami uwalnia potencjał zespołu i realizuje przy tym naturalną dla człowieka potrzebę socjalizacji i budowania więzi.

Rynek – właściciele budynków, architekci, deweloperzy, dostawcy wyposażenia,  doradcy – uważnie śledzi nowe potrzeby najemców. Biura wciąż zmieniają się, by w najlepszy możliwy sposób dostosować się do oczekiwań i sytuacji. – Kiedyś w aranżacji biura dominował układ gabinetowy, potem w poszukiwaniu efektywności i sprawniejszej komunikacji popularność zdobył open space. W ostatnich latach pojawiły się strefy relaksu i pracy zespołowej czy doskonale wyposażone przestrzenie socjalne. Dlaczego? Ponieważ w tę stronę ewoluowały potrzeby firm i ich pracowników. Teraz, w dobie pandemii, najważniejsze stało się bezpieczeństwo. Biura dostosują się i do tej sytuacji – ten proces jest już zresztą widoczny. Rynek biurowy poradzi sobie z wyzwaniem, jakim jest COVID-19. Biura są i pozostaną miejscem, które ma decydujący wpływ na produktywność. To kluczowe narzędzie umożliwiające realizację założonych celów –  mówi Bartosz Kozieł, Partner w Nuvalu Polska, firmie doradzającej klientom na rynku nieruchomości komercyjnych.

Ograniczyć skutki kryzysu

Dane niestety nie wyglądają optymistycznie. W drugim kwartale polska gospodarka skurczyła się o 8,2%, poziom konsumpcji i inwestycji spadł o 10,9%. To jasny sygnał, że należy wykorzystać wszelkie dostępne środki ograniczające negatywny wpływ pandemii na gospodarkę. Biznes musi skoncentrować się na maksymalizacji produktywności i pełnym wykorzystaniu zasobów, w tym biur. Dlaczego? Dalsze ograniczanie ich wykorzystania może skutkować redukcją zapotrzebowania na pracowników, a w konsekwencji – zwolnieniami i wzrostem bezrobocia.

Przedstawiciele biznesu nie kryją obaw związanych z kolejnym lockdownem. – Polski na to po prostu nie stać, przedsiębiorcy tego nie wytrzymają. Zamykanie kolejnych branż doprowadzi do wielu bankructw. Większość firm zainwestowała w okresie wakacyjnym duże pieniądze w przygotowanie zakładów pracy na drugą falę epidemii i ich wyposażenie w najnowsze środki bezpieczeństwa sanitarnego. Pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki w sposób bezpieczny. Biura w zakładach pracy są ważne i dobrze przygotowane. Rezygnacja z ich wykorzystania może znacząco utrudnić biznesowi realizację celów. Ich zamknięcie to droga donikąd – mówi Marek Goliszewski, założyciel i prezes Business Centre Club. Sceptyczny stosunek do zamykania gospodarki ma również część środowiska medycznego. – Lockdown nie jest właściwą drogą. Zyski wynikające z zablokowania gospodarki z pewnością będą mniejsze niż koszty ekonomiczne i psychologiczne. Właściwa droga? Rozsądek i dbanie o bezpieczeństwo, a przede wszystkim – własne zdrowie. Trzeba inwestować w budowanie odporności i szczególnie dbać o leczenie chorób przewlekłych – mówi prof. Piotr Kuna, kierownik II Katedry Chorób Wewnętrznych Uniwersytetu Medycznego w Łodzi.

Home office nie zastąpi wszystkich funkcji biura

Pojawiają się opinie sugerujące, że praca zdalna rozwiązała większość problemów związanych z ograniczonym dostępem do biur. To jednak nie takie proste. Choć przejście w tryb home office rozwiązało wiele doraźnych problemów, praca zdalna nie może być traktowana jako rozwiązanie docelowe. Ostatnie miesiące pokazały jej słabe strony. Jakie? – W biurze procesy przebiegają znacznie sprawniej. Dzieje się tak dzięki lepszej komunikacji i sprawniejszemu dostępowi do współpracowników i przełożonych. Efektywna koordynacja w warunkach pracy na odległość to bardzo duże wyzwanie. Kolejna kwestia to team spirit – zbudowanie sprawnie naoliwionego mechanizmu, w którym wszyscy się rozumieją i działają zespołowo, jest w przestrzeni wirtualnej bardzo trudne. Czasem niemożliwe – sugeruje Bartosz Kozieł. Opinia ta znajduje potwierdzenie w danych. Zgodnie z wnioskami z raportu pracowni architektonicznej Concept Space „Przyszłość aranżacji biura. Co się zmieni?” 33% specjalistów i managerów potwierdziło spadek produktywności po przejściu na pracę zdalną. Zaledwie 28% z nich było przekonanych, że ich produktywność nie ucierpiała. Aż 82% ankietowanych przyznało, że nie miało odpowiednio przygotowanego stanowiska do pracy zdalnej, a 30% zgłosiło problem z nawiązywaniem nowych kontaktów z klientami. Problemem jest również poczucie izolacji – wskazała na nią połowa ankietowanych w badaniu przeprowadzonym przez prof. Nicholasa Blooma z Uniwersytetu Stanforda.

Oceniając produktywność w pracy zdalnej nie można ograniczać się do perspektywy pracownika. Trzeba również spojrzeć na efektywność pracy zespołów i charakter oraz jakość procesów. Przykładem takiej sytuacji jest rekrutacja nowych osób w realiach pracy zdalnej – jak zaznaczają eksperci Antal, onboarding jest w takich okolicznościach dużym wyzwaniem.

Połączyć zalety obu modeli

Fundamentalnym celem firm jest obecnie wdrożenie nowego modelu pracy, który łączy atuty metody zdalnej i stacjonarnej. Jest szczególnie ważne, by wykorzystać wszelkie zasoby do maksimum – dotyczy to przede wszystkim potencjału biur. Muszą one pozostać miejscem, w którym pracownik może w pełni skoncentrować się na wykonywaniu swoich codziennych obowiązków w odpowiednio przygotowanym i wyposażonym środowisku, przy wyraźnym rozgraniczeniu życia zawodowego i rodzinnego (wiele osób sygnalizuje problemy z zachowaniem work-life balance w realiach pracy zdalnej – wskazało na to 27% ankietowanych w raporcie Concept Space). Sprawnie funkcjonujące biuro to korzyść dla wszystkich stron – pracodawcy zwiększają prawdopodobieństwo realizacji wyznaczonych celów, co z kolei przekłada się na stabilność zatrudnienia i poziomu wynagrodzeń. Pracując w zespole łatwiej o mobilizację, wyższa jest również jakość wykonywanej pracy. Biuro jest również ważnym narzędziem wspierającym relacje, inicjującym burze mózgów czy zderzanie ze sobą przeciwstawnych koncepcji – a to takie interakcje są podstawą rozwoju każdej organizacji.

Ten punkt widzenia podzielają pracownicy. Tylko 10% osób ankietowanych przez EY Polska uważa, że nigdy nie wrócimy do realiów sprzed pandemii lub zajmie to wiele lat, a aż 54% Polaków spodziewa się powrotu do standardowego, „przedcovidowego” trybu pracy po ustaniu pandemii. Zaledwie niewiele ponad 9% z nich zamierza częściej uczestniczyć w wideokonferencjach wewnątrz organizacji (średnia na świecie – 42%). Wniosek nasuwa się sam –  Polacy do realizacji swojej wizji optymalnych warunków pracy potrzebują biur.

Czy biura będą mniejsze?

Wysłanie 50% zespołu na home office nie oznacza, że biura automatycznie zmniejszą się o połowę. Dlaczego? – Ograniczanie powierzchni będzie przede wszystkim dotyczyło dodatkowych metraży, które firmy zarezerwowały na potrzeby ekspansji. Warto też pamiętać, że zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego pracownicy muszą mieć w biurze więcej przestrzeni. Dlatego szacujemy, że ewentualne spadki nie będą przekraczały 10-15%. Podejmowanie pochopnych decyzji o redukcji powierzchni jest też niewskazane – co, jeżeli dana branża po kryzysie epidemicznym zacznie szybko odrabiać straty? Wtedy brak odpowiedniego metrażu może wpływać hamująco na rozwój –  zauważa Bartosz Kozieł z Nuvalu. Na pewno należy przywyknąć do nowych norm sanitarnych – dezynfekcji rąk, ozonowania wnętrz, czyszczenia i dezynfekcji powierzchni wspólnych czy stosowania środków ochrony osobistej.

Da się bezpiecznie wrócić do biur

Biura są zbyt potrzebne, by do nich nie wracać. Trzeba się jedynie zastanowić, jak zrobić to odpowiedzialnie i bezpiecznie. Przykłady z innych krajów wskazują, że to możliwe. Według danych Piotra Łagowskiego, Senior Directora w WeWork Poland, we Francji do biur WeWork wróciło już aż 80% najemców. Nie ma więc obiektywnych problemów, które stoją na drodze powrotu do biur – wszystko jest kwestią woli i konkretnych decyzji dostosowujących powierzchnie biurowe do nowych wymagań. – Najważniejszą cechą nowoczesnej powierzchni biurowej jest elastyczność, rozumiana jako możliwość szybkiej zmiany jego układu. Dzięki modułowym ściankom i mobilnym elementom wyposażenia można błyskawicznie podzielić ludzi na osobne zespoły, które nie mają ze sobą kontaktu. To zwiększa poczucie bezpieczeństwa i ogranicza ryzyko paraliżu całej organizacji w przypadku kwarantann – mówi Monika Szawernowska, Prezes Concept Space.

Nowoczesne rozwiązania na nowe czasy

Bezpieczny powrót do biur jest możliwy również dzięki nowoczesnym technologiom. Przykładem są rozwiązania wykorzystane w najnowszych budynkach Ghelamco – The Warsaw HUB i Warsaw UNIT. Zastosowano w nich specjalny system umożliwiający błyskawiczne przejście budynku w tzw. tryb pandemii. System klimatyzacji pracuje wówczas wyłącznie z wykorzystaniem świeżego powietrza blokując rozprzestrzenianie się wirusa. W windach oraz klimatyzatorach zainstalowano lampy UV, które mają działanie biobójcze. Powstał również system operacyjny i specjalna aplikacja mobilna, która umożliwia bezkontaktowe wchodzenie i wychodzenie z budynków zarówno pracownikom, jak i gościom.

Musimy walczyć o produktywność

Najważniejszy w obecnej sytuacji jest zdrowy rozsądek i racjonalne działanie. – Nie ma powodu, by biura były traktowane inaczej niż np. zakłady produkcyjne. Skoro one działają bez większych zakłóceń, czemu biura, które mają kluczowy wpływ na produktywność, mają pozostać puste? W trudnych realiach, w których się znaleźliśmy, trzeba zrobić wszystko, by ograniczać ekonomiczne skutki pandemii. Nie ma tu miejsca na eksperymenty – co jeżeli okaże się, że w długofalowej perspektywie przejście na pracę zdalną trwale ograniczyło efektywność firm? Odrabianie strat może wtedy zająć długie miesiące, a nawet lata – ostrzega Bartosz Kozieł.