BIURO DLA BENEFIT SYSTEMS: JAK SKUTECZNIE PRZYGOTOWAĆ FIRMĘ NA LUKĘ PODAŻOWĄ

Case Study, Biuro, Warszawa

Benefit Systems to jeden z liderów branży świadczeń pozapłacowych, z którego karty MultiSport korzystają pracownicy w Polsce, ale i w kilku innych europejskich krajach. Spółka ze względu na zbliżającą się datę zakończenia umowy najmu powierzchni biurowej stanęła przed koniecznością podjęcia decyzji czy pozostaje w obecnym miejscu czy też będzie szukać nowej siedziby. Aktualnie Benefit Systems ma biuro w jednym z najbardziej pożądanych budynków w Warszawie, a co za tym idzie lista porównywalnych lokalizacji jest bardzo ograniczona…

Po lekturze tego case study dowiesz się:

Jakich argumentów należy użyć i jak prowadzić proces negocjacji, aby obie strony transakcji widziały korzyści wynikające z przedłużenia najmu
Z jakim wyprzedzeniem należy rozpocząć proces negocjacji nowej umowy najmu, by zabezpieczyć interesy firmy
Jak pomogliśmy klientowi pozostać w dobrej lokalizacji jednocześnie zapewniając mu atrakcyjne warunki najmu
Jaki pakiet elastycznych rozwiązań wynegocjowaliśmy dla klienta
Jak zabezpieczyliśmy możliwości rozwoju firmy w ramach wybranej lokalizacji
Jakie rozwiązania wynegocjowaliśmy w obszarze unowocześnienia powierzchni i dostosowania jej do obecnych wymogów

…Dowiesz się również, że warto inwestować w rozpoznawalność marki i dbać o jej dobry wizerunek – takich najemców chce mieć w gronie swoich klientów każdy właściciel budynku.

Biuro w Warszawie dla twórcy Programu MultiSport

Benefit Systems blisko dwie dekady temu stworzył program sportowo-rekreacyjny MultiSport, który z czasem stał się jednym z najbardziej pożądanych i popularnych benefitów pracowniczych w Polsce. Karty sportowe zapewniają dostęp do 38 różnych aktywności, które można zrealizować w jednej z ponad 4,7 tys. placówek partnerskich, zlokalizowanych w całym kraju. Firma z sukcesem rozwija również inne usługi, m.in. kafeterię MyBenefit, zapewniającą dostęp np. do świadczeń kulturalnych, turystycznych, sportowych czy rekreacyjnych, a także MultiLife, wspierający pracowników w obszarze rozwoju zawodowego i osobistego, odżywiania, ruchu i kondycji psychicznej. Benefit Systems w swoim warszawskim biurze zatrudnia obecnie ponad 700 osób i dynamicznie się rozwija.

Cel: zachować atrakcyjną lokalizację biura i wynegocjować dobre warunki najmu

Klient od 8 lat wynajmuje biuro o powierzchni 6 300 m2 w The Warsaw Spire C, jednym z najbardziej rozpoznawalnych budynków biurowych w Warszawie. To atrakcyjna lokalizacja ze względu na dobre skomunikowanie kompleksu z resztą miasta (znajduje się przy stacji metra Rondo Daszyńskiego), imponującą architekturę (główna nagroda MIPIM Awards w 2017 r.). Budynek ma wysoki standard, który spełnia oczekiwania najemcy. Podobnie, jak zajmowany dotąd metraż. Choć niektóre firmy ze względu na upowszechnienie się pracy zdalnej lub hybrydowej ograniczają zajmowaną powierzchnię, to Benefit Systems ze względów strategicznych zdecydował się zachować metraż zajmowanej powierzchni, a dodatkowo zapewnić sobie możliwości ekspansji.

Spółka skorzystał ze wsparcia Nuvalu w procesie dwutorowym: pozostania w obecnej lokalizacji oraz sprawdzenia innych opcji i możliwości rynkowych. Zgodnie z rekomendacją ekspertów Nuvalu klient rozpoczął proces z odpowiednim w tej konkretnej sytuacji, dwuletnim wyprzedzeniem. 

Biuro dla Benefit Systems: wyzwania w procesie poszukiwania najlepszego rozwiązania

W okresie pandemii i niepewności na rynku wstrzymano wiele nowych inwestycji biurowych w Warszawie – deweloperzy wybierali ostrożne strategie i obserwowali rynek. Choć wolumen nowych powierzchni biurowych przekazywanych do eksploatacji w latach 2020-2021 był duży, to jednak wynikał wyłącznie z realizacji projektów rozpoczętych jeszcze przed wybuchem COVID-19. Prognoza utrzymania popytu na tym samym poziomie oznacza lukę podażową, czyli coraz większe problemy z pozyskaniem powierzchni biurowej. To jednak nie jedyne wyzwanie, z jakimi musiał poradzić sobie zespół Nuvalu w tym procesie – oto ich lista:

Luka podażowa 2023-2025, czyli coraz bardziej ograniczona dostępność powierzchni biurowej
Rynek wynajmującego – mniejsza elastyczność właścicieli budynków i ograniczona gotowość do negocjacji stawek czynszu
Utrudnione zarządzanie czasem i ryzykiem na dynamicznie zmieniającym się rynku biurowym
Wynegocjowanie istotnych dla klienta kwestii: odświeżenia i rearanżacji  powierzchni po 8 latach eksploatacji, wdrożenia nowoczesnych narzędzi ułatwiającego pracownikom korzystanie z biura, odpowiedniej liczby miejsc parkingowych 
Dostosowanie infrastruktury do trendu, jakim jest dynamiczny rozwój elektromobilności

Jak to zrobiliśmy – droga do nowej umowy najmu biura

Dobre decyzje podejmuje się wyłącznie na bazie kompleksowych i rzetelnie przygotowanych danych – dlatego eksperci Nuvalu przedstawili klientowi wyniki szczegółowej analizy możliwości wynajmu biura w centrum Warszawy, przy założeniu podobnej lokalizacji i standardu. Przygotowanie oferty porównawczej było wyzwaniem – wyposażenie budynków biurowych zmienia się na przestrzeni lat, a nowe obiekty wyposażone są w innowacyjne technologie niedostępne w starszych budynkach. Kluczem do sukcesu w tym przypadku było porównanie możliwości każdej z rozpatrywanych opcji pod kątem konkretnych, indywidualnych potrzeb zdefiniowanych wspólnie z Benefit Systems. Cały proces trwał rok – w tym czasie prowadziliśmy rozmowy z aktualnym wynajmującym oraz prowadziliśmy procesy w alternatywnych budynkach. W wybranych obiektach przeprowadziliśmy wizytacje. Każda z rozpatrywanych opcji została szczegółowo przeanalizowana zarówno pod względem finansowym, jak i niefinansowym. Bazując na wcześniej ustalonych wytycznych zdefiniowaliśmy krótką listę budynków. Zweryfikowaliśmy je pod kątem wymogów technicznych i opracowaliśmy lub zmodyfikowaliśmy istniejące space plany, dostosowując je do potrzeb Benefit Systems.

Koszty aranżacji biura i dostępność kluczem do podjęcia decyzji

Stworzyliśmy również księgę standardu wykończenia powierzchni, w której uwzględniliśmy wszystkie wytyczne klienta. Przygotowaliśmy wyceny aranżacji wraz z propozycjami optymalizacji kosztów – był to kluczowy element w kontekście sformułowania finalnych ofert najmu w budynkach znajdujących się na krótkiej liście. Następnym krokiem była szczegółowa analiza porównawcza. Ten skomplikowany proces był pełen wyzwań – dynamiczna sytuacja na rynku biurowym wymagała częstych zmian. Występowały opóźnienia w dostarczaniu nowych projektów, co automatycznie wykluczało dany budynek ze względu na zbyt długi czas oczekiwania na powierzchnię. Inne inwestycje systematycznie wypełniały się, co wymagało wprowadzania nieustannych korekt w związku z brakiem dostępnego metrażu w danych lokalizacjach. Wyzwaniem było również spełnienie restrykcyjnych wymogów klienta w obszarze ESG – Benefit Systems to firma, która kompleksowo dba o zrównoważony rozwój i każdy element prowadzonej działalności.

Mamy decyzję – renegocjujemy!

Po analizie najbardziej korzystnym dla klienta scenariuszem okazała się renegocjacja dotychczasowej umowy. Po wielu rundach rozmów, 15 miesięcy przed wygaśnięciem obecnej umowy, wypracowaliśmy projekt nowego kontraktu najmu.

Korzyści dla klienta wynegocjowane przez Nuvalu

Nowa umowa została zawarta na okres 5 lat i jest doskonałym przykładem spersonalizowanego, dostosowanego do potrzeb najemcy rozwiązania, satysfakcjonującego dla obu stron. Co szczególnie ważne, zabezpiecza ona możliwość ekspansji – właściciel zagwarantował, że w razie potrzeby zapewni Benefit Systems dodatkową powierzchnię w zajmowanym budynku. Nasi doradcy wynegocjowali również dla klienta benefity obniżające koszty najmu powierzchni biurowej i miejsc parkingowych.

Modernizacja biura i dodatkowa infrastruktura elektromobilna

Wykonana 9 lat wcześniej z udziałem Nuvalu aranżacja wnętrz była na tyle atrakcyjna, że klient postanowił ją pozostawić – dodatkowe środki wynegocjowane przez Nuvalu z właścicielem budynku zostały przeznaczone na unowocześnienie i odświeżenie powierzchni. Rola ta została powierzona pracowni architektonicznej Concept Space. Zgodnie z przyjętym założeniem prace te mogą zostać zrealizowane w najdogodniejszym dla klienta okresie. Właściciel zgodził się również na pokrycie kosztów opracowania aplikacji dla pracowników, ułatwiającej korzystanie z biura i infrastruktury budynku. Uwzględniono również perspektywiczne zmiany we flocie samochodów, z których korzystają pracownicy Benefit Systems – właściciel zobowiązał się rozbudować dla Benefit Systems infrastrukturę do ładowania samochodów elektrycznych o mocy przyłączeniowej 22 kW.

Jak proces analizy rynku biurowego i renegocjacji widzą jego uczestnicy?

Nuvalu:

„Właściciele nieruchomości biurowych bardzo cenią sobie najemców o uznanej renomie – są oni często postrzegani jako ambasadorzy budynku. Tak też było w tym przypadku. Doprowadziliśmy do zawarcia korzystnej umowy, choć wynegocjowanie dobrych warunków w obecnych realiach nie jest łatwe, zwłaszcza w takiej lokalizacji. Z jednej strony nasz klient zrealizował wszystkie priorytety i cele w tym procesie, z drugiej – właściciel budynku zachował w swoim portfolio bardzo wartościowego, rozpoznawalnego najemcę.” – Bartosz Kozieł, Partner w Nuvalu.

Benefit Systems:

„To kolejny proces, który realizowaliśmy przy wsparciu Nuvalu. Dzięki doświadczeniu oraz umiejętnościom negocjacyjnym doradców tej firmy jesteśmy ponownie zadowoleniu z efektów współpracy. Cieszymy się, że zostajemy w obecnej lokalizacji, którą bardzo cenią sobie nasi pracownicy. Dodatkowo, dzięki wynegocjowanym rozwiązaniom atrakcyjność naszego biura znacząco wzrośnie” – mówi Małgorzata Frankowska, Dyrektor HR w Benefit Systems   